スマート化の質問vol.2~業務効率向上へ・後編:TV会議システム~

smart2テレビ会議システムの導入

前回の移動コスト削減について、これは以前から私は言っていますが、テレビ会議システムの導入に大きな可能性があります。

前回の移動コストの算出で、会議出張にかかる移動交通費と移動時間コストから考えると、会議率5%で年間およそ1億3,533万円。

この会議のうち、3割をテレビ会議に変えることができれば、時間から算出する人件費と交通費年間4,000万円を超えるコスト削減につながると推測できます。

仮に会議が市内出張の1%だったとしても年間で810万円分に相当します。

そして、このシステムは窓口サービスに利用できます。

例えば、麻生区役所の窓口に来た市民の方が、市役所本庁の職員でしか対応できないような分野のことが発生したとします。

このシステムがあれば、麻生区役所にいて、市役所本庁の職員が対応できることになります。

すると、コストだけでなくサービス面でもプラスになると思います。

 

課題はクリアできる?

テレビ会議システム導入についての課題は3つと言われています。

・1つ目は、コストの問題

・2つ目は、セキュリティと容量の問題

・3つ目は、必要性の問題

 

コストの問題

これは、さきほどの通り、会議率を示し、直接会わなくてもできる会議を3割と仮定した場合でも、年間1,000万円から4,000万円程度のコスト削減につながるわけですし、前回市長に指摘した会議コストの調査をしっかり行えば、より大きなコスト削減が期待できます。

よって、想定の範囲内で完全にクリアできたとは言い切れないわけですが、コスト面についての課題解決には期待できます。

 

セキュリティと容量の問題

次にセキュリティ面ですが、無線でのリスクを回避するために有線で、かつ容量の問題を克服するために回線の容量を増やす、あるいは別の回線をつくると言ったことも検討しなければいけません。

多額のコストが想定されますが、本庁舎および各区役所に一つずつ設置し、個別回線を考えた場合、さきほどのコスト計算からすると可能になると思われます。

 

必要性の問題

テレビ会議システム導入の必要性が叫ばれていないという点です。

その理由は簡単で、テレビ会議システムの利活用によるメリットについて、理解が広まっていないからこそ、声が出ていないものと考えられます。

すでに多くの民間企業でテレビ会議システムやスマートフォンを活用しての遠隔会議は行われており、民間事例はたくさんあり、川崎市という広域に渡る自治体では活用方法が周知できればニーズは自然に高まります。

さらに、汎用性という点で、正式な会議以外でも本庁や出先機関との連絡調整が可能になるだけでなく、区役所への来庁市民への対応でも活用できたり、災害時の連絡等にも活用できたりと、幅広い活用が期待できます。

 

今という時期

何もない時期に導入するなら、インフラの導入コストがかなりかかります。しかし、川崎市役所は本庁舎等の建て替え時期と言う、インフラ整備を進めるにはいいタイミングにあります。

まず、テレビ会議システムを試験的に導入し、効果検証により、実際に新庁舎に導入していくべきです。

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